Términos y Condiciones del Software Helpsi - Helpsi Historias Clínicas Psicología

1. Introducción

Fecha de Actualización: 31 enero 2026

El presente documento establece los Términos y Condiciones generales (en adelante, los «Términos y Condiciones») que regulan el acceso y uso del software Helpsi (en adelante, el «Software») y de los servicios ofrecidos a través del mismo (en adelante, los «Servicios»).

Helpsi S.A.S., identificada con NIT 901.985.097-9 y con domicilio en Bogotá, es una empresa especializada en el desarrollo de soluciones tecnológicas para la gestión documental en el ámbito de la salud mental. A través del Software, proporciona a profesionales de la psicología una herramienta segura y eficiente para la administración de historias clínicas y procesos operativos.

Al registrarse y utilizar la plataforma, el Usuario manifiesta su aceptación expresa e inequívoca de estos Términos y Condiciones, los cuales constituyen un acuerdo válido, vinculante y exigible entre Helpsi y el Usuario.

2. Definiciones

Para efectos de interpretación del presente documento, se adoptan las siguientes definiciones:

Helpsi: Empresa titular del Software y prestadora de los Servicios descritos en este documento.
Usuario: Persona natural o jurídica que posee credenciales de acceso al Software Helpsi y lo utiliza para la gestión de procesos operativos internos relacionados con la prestación de servicios en salud mental.
Profesional de la Salud Mental: Individuo con título profesional en psicología y conocimientos en salud mental, psicología clínica e intervención psicológica, que utiliza la plataforma Helpsi para gestionar sus historias clínicas y documentos asociados.
Procesos Operativos: Actividades internas administrativas o asistenciales propias del ejercicio profesional en salud mental.
Servidor / VPS: Infraestructura tecnológica utilizada por Helpsi para almacenar, procesar y resguardar la información del Usuario.
Software: Conjunto de programas, interfaces y sistemas informáticos que permiten la operación de Helpsi.
Créditos: Unidad de consumo que habilita ciertas acciones dentro del Software.
Planes Ilimitados: Modalidades de acceso basadas en tiempo (mensual, trimestral, semestral o anual) que permiten uso ilimitado del Software, con excepciones expresas.
Cuenta Empresa: Cuenta administrada por una persona jurídica que gestiona múltiples usuarios profesionales bajo un mismo contrato y estructura de pagos.

3. Aceptación de los Términos y Condiciones

El acceso, registro y uso del Software Helpsi implica la aceptación plena y sin reservas de los presentes Términos y Condiciones, así como de todas las políticas, normativas y principios complementarios que rigen su funcionamiento, incluyendo aquellas relacionadas con la protección de datos personales y la seguridad de la información.

El Usuario declara haber leído, comprendido y aceptado este documento en su totalidad mediante la activación de casillas de verificación, el uso continuado del Software o cualquier acción equivalente que configure consentimiento electrónico válido.

Si el Usuario no está de acuerdo con estos Términos, deberá abstenerse de utilizar el Software y los Servicios de Helpsi S.A.S.

4. Condiciones de uso y licenciamiento de HELPSI

Helpsi otorga al Usuario la autorización de uso de la cuenta de servicios de HELPSI incluye el derecho de utilizar la plataforma en su estado actual, accesible en https://helpsi.co, bajo los términos descritos en este documento. Helpsi se reserva el derecho de modificar planes, precios y condiciones del servicio, notificando con un mínimo de un (1) mes de anticipación cambios que afecten tarifas o la transición de planes gratuitos a pagos.

5. Tratamiento de datos y propiedad de la información

Para efectos de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, las partes reconocen y aceptan que el USUARIO (Profesional de la Salud o Empresa) actúa en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos personales y sensibles de sus pacientes, siendo el único propietario y titular de las decisiones sobre dicha información. Por su parte, HELPSI actúa exclusivamente en calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, limitándose a almacenar, custodiar y procesar los datos bajo las instrucciones del USUARIO y con la única finalidad de prestar los servicios del software.

En consecuencia, HELPSI no ostenta la propiedad sobre el contenido de las historias clínicas ni sobre la información registrada en la plataforma. La custodia y gestión de dicha información se rigen por las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1090 de 2006 y la Resolución 1995 de 1999 sobre historias clínicas.

HELPSI no audita, valida, certifica ni emite juicio médico sobre la información ingresada; por tanto, la veracidad, actualización, integridad y la obtención de las autorizaciones legales (consentimiento informado) de los pacientes son responsabilidad exclusiva e intransferible del USUARIO. (Para mayor detalle ver sección Capítulo Especial al final de este documento)

5.1. Uso de herramientas de analítica, seguimiento y optimización

Helpsi podrá utilizar herramientas tecnológicas de analítica, medición, seguimiento y optimización digital tales como Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Business Suite, píxeles de seguimiento u otras tecnologías similares, con la finalidad exclusiva de:

Analizar el uso general de la plataforma.
Medir el rendimiento de campañas de adquisición y comunicación.
Optimizar la experiencia de usuario.
Detectar errores técnicos, eventos de conversión y patrones de navegación.

Dichas herramientas no acceden, procesan ni analizan datos sensibles de salud, historias clínicas, diagnósticos, notas clínicas ni información de pacientes alojada en la plataforma.

La información recopilada mediante estas tecnologías corresponde exclusivamente a datos técnicos, estadísticos y de comportamiento del Usuario, tales como tipo de navegador, dispositivo, interacciones con el sitio, eventos de registro o navegación, y se trata de forma agregada o seudonimizada, conforme a la legislación vigente en protección de datos personales.

El uso de estas herramientas se rige por lo dispuesto en la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de Helpsi, la cual forma parte integral de los presentes Términos y Condiciones.

6. Planes, Créditos, Recargas, Congelamiento y Reembolsos

6.1. Modalidades de Acceso

Helpsi ofrece dos modalidades de pago principales:

Créditos por uso (modelo de pago por consumo).
Planes ilimitados basados en tiempo (mensual, trimestral, semestral o anual).

Ambas modalidades pueden coexistir para el mismo Usuario.

6.2. Créditos

Los créditos se adquieren en paquetes.
Son acumulables y no tienen vencimiento mientras el Usuario mantenga una cuenta activa.
Son propiedad del Usuario hasta su consumo.
Los créditos de regalo pueden tener fecha de caducidad de uso.

Modo lectura cuando los créditos se agotan

Si un Usuario se queda sin créditos:

Podrá ingresar normalmente a la plataforma.
Podrá consultar toda la información previamente registrada.
No podrá realizar nuevas acciones que consuman créditos.
No se bloquea la cuenta en ningún caso.

6.3. Planes Ilimitados

Helpsi ofrece planes ilimitados para Usuarios con alto volumen de consultas:

Plan Mensual
Plan Trimestral
Plan Semestral
Plan Anual

El uso del Software dentro de estos planes es ilimitado, salvo funcionalidades expresamente excluidas por su naturaleza técnica o costos asociados.

Acumulación de tiempo

Si el Usuario compra un nuevo plan con uno activo el tiempo se suma al existente, sin perder días pagados.

Congelamiento de Créditos

Si un Usuario adquiere un plan ilimitado los créditos existentes quedan congelados. Solo se reactivan cuando finalice el plan ilimitado.

6.4. Funcionalidades Excluidas del Uso Ilimitado

Algunas funcionalidades pueden no estar incluidas en los planes ilimitados debido a su costo variable, como:

Servicios de Telemedicina o videollamadas.
Servicios basados en consumo de ancho de banda o recursos externos.

6.5. Renovaciones o compra de créditos

Todas las renovaciones son manuales, el Usuario podrá renovar sus créditos o planes ilimitados desde el Marketplace interno a través de la pasarela de pago integrada con múltiples métodos de pago disponibles.

6.6. Reembolsos

Los reembolsos podrán solicitarse ante:

Fallos atribuibles a Helpsi (reembolso 100%).
Retractación o solicitud del Usuario (aplica política de uso y retenciones operativas).

Reglas de reembolso en planes ilimitados:

Reembolso parcial según el tiempo usado.
Se aplicarán descuentos por costos de pasarela.

Reglas de reembolso en Créditos:

Reembolso del valor no consumido (se descontarán las tarifas aplicadas por la pasarela de pagos).

Procedimiento de solicitud de reembolso:

Helpsi dispondrá del canal de soporte para la solicitud de reembolsos, el Usuario deberá diligenciar su solicitud y adjuntar los soportes que sean requeridos como certificación bancaria y documentos que validen su identidad. El tiempo máximo de respuesta de la solicitud es de 15 días calendario.

7. Cuentas Empresa

Las Cuentas Empresa permiten:

Administrar múltiples profesionales bajo una sola entidad;
Asignar usuarios con pago por mensualidad por profesional o;
Activar o desactivar a sus usuarios el consumo de la bolsa de créditos para control presupuestal interno.

El Administrador de la Cuenta Empresa puede:

Agregar y suspender profesionales
Activar o desactivar el uso de créditos de cada profesional
Consultar consumos generales e individuales por paciente
Gestionar pagos centralizados de planes y créditos

Las reglas de uso, recarga, créditos, congelamiento y reembolsos aplican también para las Cuentas Empresa.

Términos adicionales

Helpsi podrá aplicar contratos complementarios o acuerdos de servicio para planes empresariales.

8. Soporte técnico y niveles de servicio

HELPSI brindará soporte técnico exclusivamente a los USUARIOS registrados y activos. El tiempo de respuesta dependerá de la prioridad del caso:

Casos prioritarios: Se atenderán en un plazo de 24 a 48 horas.
Otros casos: Se tramitarán según disponibilidad, con un tiempo de resolución máximo de 8 días calendario.

HELPSI no se hace responsable por retrasos ocasionados por fallas externas o problemas técnicos ajenos a la plataforma.

9. Obligaciones Generales del USUARIO

9.1. Cumplimiento de los Términos y Condiciones
El USUARIO se compromete a leer cuidadosamente y cumplir con todos los Términos y Condiciones, así como con las cláusulas del contrato suscrito al registrarse en la plataforma Helpsi.

9.2. Condiciones de Uso de la Herramienta
El USUARIO se obliga a utilizar la plataforma Helpsi conforme a las condiciones establecidas en este documento, siguiendo las mejores prácticas en el ámbito de la gestión de historias clínicas y la salud mental.

9.3. Ejercicio Profesional conforme a la Lex Artis
El USUARIO ejercerá su profesión con pleno respeto a las normas éticas y técnicas de su disciplina, de acuerdo con la lex artis, el código de ética de la psicología, la Ley 1090 de 2006 y todas las disposiciones legales y regulatorias que correspondan a la prestación de servicios en el área de la salud mental. Además, se compromete a cumplir con las normativas relacionadas con la protección de datos personales, especialmente en lo que respecta a la gestión de la información de los pacientes a través de la plataforma Helpsi.

9.4. Responsabilidad sobre el Uso de la Cuenta
El USUARIO es responsable de hacer un uso adecuado de su cuenta en Helpsi. Si el USUARIO o personas autorizadas por él permiten el acceso a su cuenta a terceros, acepta que la información divulgada en áreas públicas o compartidas podrá ser utilizada por otros usuarios. El USUARIO será el único responsable por los daños ocasionados a terceros debido a la divulgación de dicha información. Helpsi se reserva el derecho de eliminar o restringir el acceso a la información publicada que considere infrinja los derechos de otros usuarios o terceros, así como de remover el contenido en caso de incumplimiento de los términos establecidos en este contrato.

9.5. Responsabilidad por Daños y Perjuicios
El USUARIO será responsable por los daños que, por negligencia o descuido, cause a personas o bienes de pacientes, Helpsi o sus dependientes, y de terceros. El USUARIO se compromete a no subir información que infrinja derechos de autor o propiedad intelectual de terceros en la plataforma Helpsi.

9.6. Cumplimiento de Normas y Protocolos
El USUARIO se compromete a cumplir con todas las obligaciones derivadas de la naturaleza del contrato y a asumir el costo de las sanciones que puedan derivarse del incumplimiento de las cláusulas de este contrato, o de cualquier norma o reglamento que sea aplicable al uso de Helpsi en su ejercicio profesional. El USUARIO también será responsable de cualquier perjuicio ocasionado a Helpsi.

9. 7. Garantía de Profesionalidad
El USUARIO garantiza que es un profesional habilitado y capacitado para ejercer las actividades relacionadas con este contrato, con conocimientos específicos en el ámbito de la salud mental y la gestión de historias clínicas.

9.8. Autonomía en la Ejecución del Contrato
El USUARIO ejecutará de forma autónoma las tareas relacionadas con este contrato, siempre y cuando dicha ejecución no contravenga los intereses institucionales de Helpsi.

9.9. Cumplimiento de Protocolos de Helpsi
El USUARIO se compromete a participar en el diseño e implementación de los protocolos establecidos por Helpsi para el uso adecuado y la seguridad del software, y a seguirlos en su totalidad.

9.10. Cumplimiento de Protocolos de Seguridad Informática
El USUARIO deberá cumplir con el protocolo de seguridad informática establecido por Helpsi para garantizar la integridad y confidencialidad de la información en la plataforma.

9.11. Prohibición de Ceder el Contrato
El USUARIO no podrá ceder, transferir ni subrogar este contrato, ni los derechos u obligaciones derivados del mismo, a favor de terceros, sin la autorización previa, expresa y escrita de Helpsi.

No se considerará cesión del contrato la modificación de la forma o modalidad societaria del USUARIO, aun cuando implique cambio de razón social o número de identificación tributaria (NIT), siempre que el USUARIO demuestre de manera suficiente, mediante los documentos legales y certificaciones correspondientes, que se trata del mismo sujeto jurídico y que existe continuidad jurídica, patrimonial y operativa, conservando la titularidad de las autorizaciones otorgadas por los titulares de la información

Cualquier cambio que implique la creación de una persona jurídica distinta, la sustitución del sujeto contractual o la transferencia de la relación contractual a una empresa diferente se considerará una cesión prohibida del contrato, no estará permitida en ningún caso y dará lugar a la terminación de la relación contractual, sin que ello implique la transferencia de datos, información, historias clínicas, autorizaciones o derechos derivados del uso de la Plataforma.

9.12. Confidencialidad de Cuentas y Contraseñas
El USUARIO es responsable de mantener la confidencialidad de su cuenta y contraseña en Helpsi. En caso de que el USUARIO autorice a terceros (empleados, colaboradores o estudiantes) a acceder o utilizar su cuenta, será el único responsable de los actos realizados por dichas personas.

10. Suspensión y terminación

10.1. Suspensión y terminación del Servicio

Helpsi podrá suspender o terminar el acceso del Usuario al Servicio, de manera temporal o definitiva, por cualquiera de las siguientes causales, sin perjuicio de las demás previstas en los presentes Términos y Condiciones:

(i) Por voluntad del Usuario, mediante la solicitud de cierre de su cuenta a través de los mecanismos habilitados en la plataforma;

(ii) Por uso indebido, irregular o no autorizado del Servicio, incluyendo, pero sin limitarse a, el incumplimiento de estos Términos y Condiciones, el uso del Servicio con fines ilícitos o contrarios a la normativa aplicable, o la afectación de la seguridad, integridad o disponibilidad de la plataforma; y

(iii) Por decisión de Helpsi, cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, órdenes de autoridad competente o para mitigar riesgos de seguridad, continuidad del Servicio o responsabilidad legal.

La suspensión o terminación del Servicio, cualquiera sea su causa, no implicará en ningún caso la pérdida del derecho de acceso a la información del Usuario, de conformidad con la normativa colombiana sobre protección de datos personales y datos sensibles.

10.2. Acceso y entrega de la información tras la suspensión o terminación

En caso de suspensión o terminación definitiva de la cuenta del Usuario, Helpsi, en su calidad de Encargado del Tratamiento, garantizará el derecho de acceso a la información del Usuario, quien actúa como Responsable del Tratamiento, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

Para tal efecto:

a) Solicitud expresa de entrega
El Usuario deberá realizar una solicitud expresa de entrega de la información a través del procedimiento habilitado por Helpsi. Dicha solicitud implicará la aceptación expresa del procedimiento de entrega, de las limitaciones de responsabilidad aquí establecidas y del entendimiento de que los acuerdos de transmisión de datos asociados a la prestación del Servicio se extinguirán conforme a lo indicado en el presente numeral.

b) Formato y medio de entrega estándar (gratuito)
La información será entregada de la siguiente forma:

(i) la información clínica estructurada será entregada en formato JSON, como formato técnico estándar de interoperabilidad; y

(ii) los documentos adjuntos o complementarios asociados a la historia clínica serán entregados en sus formatos originales, organizados dentro de un archivo comprimido (ZIP).

Ambos componentes serán puestos a disposición del Usuario mediante un enlace seguro de descarga, y el archivo comprimido contará con un identificador hash único, destinado a garantizar la integridad del contenido al momento de la entrega. La interpretación, adaptación o implementación de la información entregada será responsabilidad exclusiva del Usuario.

c) Servicios adicionales de conversión de formato
La solicitud de entrega de la información en formatos distintos al estándar JSON, incluyendo, pero sin limitarse a, PDF u otros formatos definidos por Helpsi, constituirá un servicio adicional de carácter técnico, el cual podrá estar sujeto al cobro de costos operativos razonables, debidamente informados al Usuario, sin que en ningún caso dicho cobro limite, condicione o restrinja el acceso gratuito a la información en su formato estándar.

d) Integridad, hash y trazabilidad
El archivo entregado será generado con un identificador hash único, que permitirá verificar su integridad al momento de la entrega. Helpsi no realiza validaciones de contenido, autenticidad, vigencia, valor probatorio ni adecuación normativa de la información clínica ni de los documentos adjuntos, limitándose a su custodia técnica y entrega en el estado en que fueron cargados por el Usuario.

Cualquier modificación posterior del contenido del archivo descargado será ajena a Helpsi y se entenderá realizada bajo la exclusiva responsabilidad del Usuario, pudiendo tener implicaciones legales conforme a la normativa vigente. Helpsi conservará registros técnicos (logs) asociados al cierre de la cuenta, a la generación del archivo y a su identificador hash, exclusivamente para fines de seguridad, trazabilidad, defensa jurídica y cumplimiento normativo.

e) Eliminación de la información
Una vez Helpsi haya puesto a disposición del Usuario el enlace seguro para la descarga de la información y ocurra cualquiera de los siguientes eventos: (i) el Usuario haya efectuado la descarga del archivo, o (ii) haya vencido el plazo de quince (15) días calendario de disponibilidad del enlace, Helpsi quedará facultada para eliminar o anonimizar la información almacenada en sus sistemas, sin que ello constituya incumplimiento contractual ni vulneración del derecho de acceso del Usuario. Lo anterior se realizará sin perjuicio de la conservación de los registros técnicos mínimos descritos en el literal d).

f) Límite de responsabilidad post-entrega
Helpsi será responsable únicamente de la correcta generación técnica del archivo, de la integridad del contenido al momento de la entrega y de la disponibilidad del enlace durante el período informado. Helpsi no será responsable por el uso posterior de la información, su migración, interpretación o compatibilidad con otros sistemas, por pérdidas o accesos no autorizados ocurridos bajo la custodia del Usuario, ni por el cumplimiento normativo posterior del Usuario como Responsable del Tratamiento.

g) Extinción de acuerdos de transmisión de datos
Efectuada la entrega de la información conforme a este procedimiento y habilitada la eliminación de la información en los términos del literal e), se entenderán extinguidos los acuerdos de transmisión de datos asociados a la prestación del Servicio.

11. Términos de duración

El presente documento tendrá una duración indefinida a partir de la fecha en que el USUARIO se registre en la plataforma y acepte expresamente estos Términos y Condiciones. Sin embargo, la continuidad en la prestación de los servicios por parte de HELPSI estará condicionada al cumplimiento de las obligaciones del USUARIO, incluyendo, en caso de aplicar, el pago oportuno de las tarifas establecidas.

HELPSI podrá ajustar anualmente el costo del uso del Software de acuerdo con las variaciones del Índice de Precios al Consumidor (IPC) u otros factores económicos pertinentes, notificando previamente al USUARIO sobre dichos cambios.

12. Enlaces a Otras Páginas Web

El Servicio de Helpsi puede contener enlaces a sitios web de terceros o servicios que no son propiedad ni están controlados por Helpsi. No tenemos control sobre el contenido, las políticas de privacidad ni las prácticas de estos sitios web o servicios. En consecuencia, no asumimos ninguna responsabilidad por los daños o pérdidas que puedan surgir directa o indirectamente del uso o confianza en cualquier contenido, bienes o servicios disponibles en o a través de dichos sitios web o servicios de terceros.

Le recomendamos leer los términos y condiciones y las políticas de privacidad de los sitios web o servicios de terceros que visite.

13. Causa Extraña

Ninguna de las partes será responsable patrimonialmente frente a la otra en caso de que la inejecución de las obligaciones a su cargo sea consecuencia de la intervención de una causa extraña, entendida esta como fuerza mayor, caso fortuito, hecho de un tercero, o culpa exclusiva del acreedor o víctima, que impida el cumplimiento de las obligaciones pactadas. En el evento en que se presente una causa extraña, la parte afectada por la imposibilidad objetiva de cumplir con sus obligaciones deberá notificar a la otra parte de manera inmediata y de forma detallada sobre la situación que le impide cumplir, así como hacer los mayores esfuerzos razonables para mitigar cualquier daño adicional que pudiera causar a la otra parte debido a dicha situación

14. Domicilio

Para todos los efectos legales y contractuales derivados del presente acuerdo, las partes acuerdan que el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá, República de Colombia, sin que ello implique que el USUARIO deba tener su domicilio, residencia o establecimiento en dicha ciudad o país.

15. Jurisdicción

Estos Términos y Condiciones se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, sin tener en cuenta sus disposiciones sobre conflicto de leyes.

Nuestra incapacidad para hacer cumplir cualquier derecho o disposición de estos Términos no se considerará como una renuncia a dichos derechos. En caso de que cualquier disposición de estos Términos sea declarada inválida o inaplicable por un tribunal competente, el resto de las disposiciones seguirán siendo de plena vigencia. Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre las partes con respecto a la prestación del Servicio, reemplazando cualquier acuerdo previo relacionado con el mismo.

16. Cambios de los T&C

Helpsi se reserva el derecho, a su entera discreción, de modificar o sustituir estos Términos y Condiciones en cualquier momento. En caso de realizarse una revisión material, se intentará proporcionar un aviso con al menos 30 días de antelación antes de que los nuevos términos entren en vigor. Lo que se considere un cambio material será determinado por Helpsi a su discreción. Si usted continúa accediendo o utilizando nuestro Servicio después de que las modificaciones entren en vigor, se considerará que ha aceptado los Términos revisados. Si no está de acuerdo con los nuevos Términos, deberá dejar de usar el Servicio.

14. Contáctanos

En caso de alguna pregunta acerca de estos Términos, por favor contáctanos por medio del correo hola@helpsi.co o al WhatsApp +601 305 220 7743

Capítulo Especial

ACUERDO DE TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Entre HELPSI (en adelante el ENCARGADO) y el USUARIO (en adelante el RESPONSABLE), se suscribe el presente acuerdo que regirá el tratamiento de datos personales en virtud de la prestación de servicios del software Helpsi:

PRIMERA. OBJETO: El RESPONSABLE autoriza la transmisión de datos personales de sus pacientes/consultantes al ENCARGADO, con la finalidad exclusiva de que este último provea la infraestructura tecnológica, almacenamiento en la nube, seguridad y funcionalidades del software de gestión clínica contratado.

SEGUNDA. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO (HELPSI): De conformidad con el literal k) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, el ENCARGADO se compromete a:

Limitación de Uso: Tratar los datos personales y sensibles únicamente conforme a las finalidades establecidas por el RESPONSABLE y no utilizarlos para fines propios, comerciales o distintos a la prestación del servicio.
Seguridad: Implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.
Confidencialidad: Mantener estricta confidencialidad sobre los datos de la historia clínica, obligación que subsistirá aún después de finalizada la relación contractual.
Gestión de Incidentes: Informar al RESPONSABLE sin dilación indebida cuando se presente cualquier violación a los códigos de seguridad o existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Derechos de los Titulares: Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando así sea notificado por el RESPONSABLE.
Subcontratación: El RESPONSABLE autoriza expresamente al ENCARGADO a subcontratar servicios de infraestructura en la nube (ej. AWS, Azure, Google Cloud, Hostinger, entre otros) siempre que dichos sub-encargados cumplan con niveles adecuados de protección de datos.

TERCERA. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE (USUARIO): El RESPONSABLE declara y garantiza que:

Ha obtenido la autorización previa, expresa e informada de los pacientes (Titulares) para el tratamiento de sus datos sensibles, incluyendo su transmisión a proveedores tecnológicos.
La información suministrada al ENCARGADO es veraz, completa, exacta y actual.
Responderá ante los Titulares y ante la Superintendencia de Industria y Comercio por cualquier infracción derivada de la recolección ilegal de datos.

CUARTA. TERMINACIÓN Y DEVOLUCIÓN: Una vez terminada la relación contractual, el ENCARGADO mantendrá los datos disponibles para su portabilidad por un periodo de quince [15] días calendario. Finalizado este término, el ENCARGADO procederá a la destrucción segura o devolución de los datos, salvo que exista una obligación legal de conservarlos.

VINCULACIÓN AL CONTRATO DE TRANSMISIÓN DE DATOS

Al aceptar los presentes Términos y Condiciones, el USUARIO entiende y acepta que se perfecciona automáticamente un Contrato de Transmisión de Datos Personales entre el USUARIO (como Responsable) y HELPSI (como Encargado).

El USUARIO declara comprender que, para el funcionamiento técnico de la plataforma, es indispensable la transmisión de los datos de sus pacientes a la infraestructura de HELPSI. Por consiguiente, el USUARIO otorga mandato expreso a HELPSI para realizar el tratamiento de dicha información bajo los parámetros de seguridad, confidencialidad y finalidad estipulados en la Ley 1581 de 2012 y descritos en el mencionado Acuerdo.