Política de Privacidad Y Protección de Datos Personales

Última Actualización: 01/01/2026

1. Introducción

Con el propósito de cumplir rigurosamente con la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los cuales establecen las disposiciones generales para la protección de datos personales, y en respeto al derecho constitucional que garantiza a todas las personas conocer, actualizar y rectificar la información recolectada sobre ellas en bases de datos o archivos, Helpsi S.A.S. presenta esta política. Su objetivo es regular de manera transparente y ética la recolección, tratamiento y uso de datos personales provenientes de los titulares o grupos de interés.

2. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal semiprivado: Datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a relaciones con entidades de seguridad social.

Dato personal sensible: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político. Incluye datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.

Dato personal privado: Dato personal que, por su naturaleza íntima o reservada, solo interesa a su titular y requiere de su autorización expresa para su tratamiento. Ejemplo: nivel de escolaridad, libros de comerciantes, entre otros.

Dato personal público: Tipo de dato personal que las normas y la constitución han determinado expresamente como públicos, y para su recolección y tratamiento no es necesaria la autorización del titular. Ejemplo: estado civil, datos contenidos en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas.

Datos de menores de edad: Datos personales de niñas, niños y adolescentes menores de 18 años. Su tratamiento debe respetar el interés superior de los menores y asegurar el respeto a sus derechos fundamentales. La autorización debe ser otorgada por el representante legal del menor, quien ejerza la patria potestad, previo ejercicio del derecho a ser escuchado del menor.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Habeas Data: Derecho que tienen los titulares de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Identificación y Roles en el Tratamiento de Datos

3.1. HELPSI S.A.S. como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

HELPSI S.A.S. (en adelante «HELPSI»), con NIT 901.985.097-9 y domicilio en Bogotá, actúa en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO exclusivamente frente a los datos personales de:

• Sus clientes directos (profesionales de la salud, IPS y empresas contratantes).
  
• Sus empleados, contratistas y proveedores.
  
• Usuarios que se registren en la plataforma para fines administrativos o comerciales propios de HELPSI.

En este rol, HELPSI decide sobre la recolección y uso de dicha información para fines de facturación, servicio al cliente, marketing y operación administrativa.

3.2. HELPSI S.A.S. como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

Frente a los Datos de Salud, Historias Clínicas y Datos Personales de Pacientes que son registrados, almacenados y procesados en nuestra plataforma por parte de nuestros Clientes (Profesionales de Salud o empresas), HELPSI actúa única y exclusivamente como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

Esto significa que:

• HELPSI no decide sobre la finalidad ni el uso de los datos de los pacientes.
  
• La custodia, almacenamiento y seguridad de estos datos se realiza bajo mandato y por cuenta del Cliente (Profesional/IPS), quien es el verdadero RESPONSABLE del Tratamiento ante la ley.
  
• HELPSI no utiliza los datos de los pacientes para fines propios, comerciales ni de marketing.

4. Tratamiento, Finalidad y Protección de los Datos

En cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales y con el propósito de garantizar la transparencia en el tratamiento de la información, Helpsi S.A.S establece las siguientes disposiciones para el manejo de los datos personales de sus usuarios (en adelante, los «Titulares»):

4.1. Principios de Tratamiento de Datos

Helpsi S.A.S se compromete a garantizar el uso adecuado, legítimo y seguro de los datos personales de los Titulares, implementando políticas de seguridad de la información y medidas de control para prevenir el acceso no autorizado, la alteración, divulgación o destrucción indebida de la información.

4.2. Delimitación de Responsabilidad en Datos Sensibles (Salud)

El tratamiento de los Datos Sensibles (incluyendo historias clínicas, diagnósticos y notas de evolución) se rige bajo las siguientes reglas estrictas de Habeas Data:

1. Custodia Tecnológica: HELPSI provee la infraestructura segura para el almacenamiento de la historia clínica conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Resolución 1995 de 1999. Sin embargo, la propiedad intelectual y legal de la historia clínica reside en el Profesional de Salud o Empresa.
   
2. Prohibición de Acceso: HELPSI no accede, no lee, no modifica ni utiliza el contenido de las historias clínicas, salvo por solicitud expresa del Responsable (Usuario Profesional) para soporte técnico o por orden judicial.
   
3. Mandato de Seguridad: Como Encargado, HELPSI se obliga a aplicar medidas de seguridad técnicas (cifrado, backups, control de acceso) para proteger la información sensible contra pérdida, adulteración o acceso no autorizado.
   
4. Obligación del Usuario: Es responsabilidad exclusiva del Usuario (Profesional/Empresa) obtener el Consentimiento Informado y autorización de tratamiento de datos personales de sus pacientes/Consultantes para cargar sus datos en la plataforma HELPSI.

4.3. Consentimiento para el Tratamiento de Datos

Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, el tratamiento de datos personales solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. La autorización podrá manifestarse por escrito, de manera oral o mediante actos inequívocos que permitan inferir razonablemente su consentimiento.

4.4. Datos Solicitados y Carácter Voluntario de los Datos Sensibles

Helpsi recabará únicamente los datos estrictamente necesarios para establecer y mantener la relación jurídica, contractual o comercial correspondiente, ya sea de naturaleza civil, laboral, comercial o educativa, entre otras. En el caso de información sensible, su suministro será libre y voluntario por parte del Titular, quien deberá otorgar su consentimiento explícito para su tratamiento.

4.5. Finalidades del Tratamiento de Datos

Los datos recolectados serán tratados conforme a las siguientes finalidades, según nuestro rol:

A. Como RESPONSABLE (Datos de Clientes/Profesionales):

• Gestión Comercial: Facturación, cobranza y activación de cuentas para el uso del software.
  
• Soporte y Mejora: Brindar asistencia técnica, notificar actualizaciones y mejoras de la plataforma.
  
• Seguridad: Validar la identidad del profesional y prevenir fraudes o suplantación.
  
• Mercadeo: Enviar información sobre nuevos productos, promociones o eventos.

B. Como ENCARGADO (Datos de Pacientes/Consultantes alojados por el Cliente):

• Almacenamiento Seguro: Custodiar la información en servidores de alta disponibilidad.
  
• Disponibilidad: Garantizar que el Profesional de Salud pueda acceder a la historia clínica 24/7.
  
• Backups: Generar copias de respaldo para evitar pérdida de información crítica.

5. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos en las bases de datos.
  
• Conocer la finalidad de la recolección de información en bases de datos.
  
• Revocar en cualquier momento la autorización dada.
  
• Solicitar la supresión del dato cuando considere que no se respetan los principios y garantías legales.
  
• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
  
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  
• Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento por parte de Helpsi.

6. Deberes de los Titulares

Los titulares de datos personales tienen ciertos deberes con respecto al tratamiento de su información por parte de Helpsi. Dichos deberes son los siguientes:

• Garantía de Autorización de Terceros: El Usuario (Profesional de Salud/Empresa) garantiza a HELPSI que cuenta con la autorización previa y expresa de sus pacientes/consultantes (Titulares) para registrar sus datos personales y sensibles en la plataforma. El Usuario mantendrá indemne a HELPSI frente a cualquier reclamación de pacientes derivada de la falta de dicha autorización.
  
• Suministro de Información: Los titulares deberán proporcionar a Helpsi información veraz, completa, actualizada y verificable, garantizando la exactitud de los datos suministrados.
  
• Uso Adecuado de la Plataforma: En el caso de utilizar la plataforma de Helpsi, los titulares se comprometen a hacer un uso adecuado de la misma, acatando las políticas y normativas establecidas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
  
• Notificación de Cambios: En caso de modificaciones en los datos suministrados, los titulares deberán informar a Helpsi de manera oportuna para garantizar la actualización de la información.
  
• Conservación de Credenciales: En el contexto de plataformas con acceso restringido, los titulares serán responsables de conservar de manera segura sus credenciales de acceso, evitando el acceso no autorizado por parte de terceros.
  
• Colaboración en Verificación: Los titulares colaborarán con Helpsi S.A.S en la verificación de la información suministrada cuando sea necesario, facilitando el proceso de validación de datos.
  
• Cumplimiento de Normativas: Los titulares se comprometen a cumplir con las normativas y disposiciones establecidas por Helpsi S.A.S para el tratamiento de datos personales, así como a acatar las leyes y regulaciones de protección de datos vigentes.

Estos deberes contribuyen a mantener la integridad y precisión de la información gestionada por Helpsi S.A.S, garantizando un tratamiento responsable y acorde con las disposiciones legales.

7. Casos que no requieren autorización para el tratamiento de datos

La autorización del titular no será necesaria en los siguientes casos:

•  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
•  Datos de naturaleza pública.
•  Casos de urgencia médica o sanitaria.
•  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
•  Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Helpsi S.A.S utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, facilitar la navegación y optimizar el funcionamiento de la plataforma.

8.1. ¿Qué son las cookies?

Las cookies son pequeños archivos de datos que se almacenan en el dispositivo del usuario cuando accede a la plataforma. Estas permiten recordar información clave, mejorar la usabilidad y proporcionar una experiencia personalizada.

8.2. Cookies de medición, analítica y publicidad digital:

Helpsi podrá utilizar herramientas de terceros como Google Analytics, Google Ads, Meta (Facebook/Instagram) u otras plataformas de medición para recopilar información estadística y de comportamiento sobre el uso del sitio web y las campañas publicitarias.

Estas tecnologías permiten medir eventos como registros, visitas, conversiones y navegación general, sin acceder ni tratar datos sensibles de salud ni información contenida en historias clínicas.

Helpsi emplea los siguientes tipos de cookies:

• Cookies Esenciales: Necesarias para el funcionamiento de la plataforma y la autenticación de usuarios. Sin ellas, algunos servicios no estarían disponibles.
  
• Cookies de Funcionalidad: Permiten recordar preferencias del usuario, como idioma o configuraciones personalizadas.
  
• Cookies de Seguridad: Ayudan a detectar y prevenir accesos no autorizados o actividades fraudulentas.
  
• Cookies de Análisis y Rendimiento: Recopilan información sobre el uso de la plataforma para mejorar su funcionamiento y optimizar la experiencia del usuario.
  
• Cookies de Publicidad y Marketing: Solo utilizadas si el usuario otorga su consentimiento, permiten personalizar anuncios y medir su efectividad.

8.3. Cookies y almacenamiento en Helpsi S.A.S.

• Si el usuario inicia sesión en la plataforma, se instalarán cookies de autenticación para mantener la sesión activa y recordar preferencias de acceso.
• Al utilizar funcionalidades específicas, como cargar documentos o gestionar historias clínicas, se pueden emplear cookies para optimizar el rendimiento y mejorar la experiencia.

8.4. Contenido de terceros y cookies externas

• La plataforma puede incluir contenido incrustado de terceros (como videos, imágenes o formularios). Dicho contenido puede emplear sus propias cookies y tecnologías de seguimiento, sobre las cuales Helpsi no tiene control.
  
• Se recomienda revisar las políticas de privacidad de estos terceros antes de interactuar con su contenido.

8.5. Administración de cookies

El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies en cualquier momento. Sin embargo, al deshabilitar ciertas cookies, algunas funciones de la plataforma pueden verse afectadas.

8.6. Exclusión expresa de datos sensibles de salud

Helpsi no utiliza cookies, píxeles, scripts de seguimiento ni herramientas de analítica o publicidad para recolectar, analizar o perfilar datos sensibles de salud, historias clínicas, diagnósticos, tratamientos o información de pacientes.

Los datos clínicos almacenados en la plataforma se encuentran técnica y lógicamente aislados de cualquier sistema de analítica, marketing o publicidad digital, y su tratamiento se rige exclusivamente por el rol de Helpsi como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, conforme a la Ley 1581 de 2012, la Ley 1090 de 2006 y la Resolución 1995 de 1999.

9. Canales de atención a los titulares

Los medios disponibles para que los titulares ejerzan sus derechos y realicen peticiones, consultas y reclamos son los siguientes:

•  Correo electrónico hola@helpsi.co
•  Sitio web www.helpsi.co/datospersonales.
• Teléfono: +601 305 220 7743

10. Procedimiento para la atención de peticiones, consultas y reclamos

• El titular o su representante legal podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información a través de los canales de atención dispuestos por Helpsi S.A.S.
  
•  La solicitud debe ser clara en lo que se pretende y contener datos de contacto del peticionario para garantizar una respuesta adecuada.
  
•  Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles.
  
•  Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
  
•  Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas en un plazo de cinco (5) días.
  
•  La primera instancia de la reclamación será Helpsi S.A.S, y una vez agotada esta sin respuesta satisfactoria, el titular podrá recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Vigencia

Esta es la versión Número 2 (V2.0) de la política de Tratamiento de Datos Personales de Helpsi, vigente a partir de la fecha de su publicación, su duración estará sujeta a la finalidad del tratamiento de los datos personales según la naturaleza jurídica de Helpsi S.A.S.

12. Responsabilidad de cumplimiento

Esta política de tratamiento de datos personales aplica a todos los productos y servicios ofrecidos por Helpsi, siendo responsabilidad de todos los colaboradores y usuarios su estricto cumplimiento.