1. Introducción
Con el propósito de cumplir rigurosamente con la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los cuales establecen las disposiciones generales para la protección de datos personales, y en respeto al derecho constitucional que garantiza a todas las personas conocer, actualizar y rectificar la información recolectada sobre ellas en bases de datos o archivos, Helpsi presenta esta política. Su objetivo es regular de manera transparente y ética la recolección, tratamiento y uso de datos personales provenientes de los titulares o grupos de interés.
2. Responsable del Tratamiento de Datos
Helpsi, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, correo electrónico: helpsisoftware@gmail.com, es el responsable del tratamiento y protección de los datos obtenidos de sus grupos de interés.
3. Definiciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal semiprivado: Datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a relaciones con entidades de seguridad social.
Dato personal sensible: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político. Incluye datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.
Dato personal privado: Dato personal que, por su naturaleza íntima o reservada, solo interesa a su titular y requiere de su autorización expresa para su tratamiento. Ejemplo: nivel de escolaridad, libros de comerciantes, entre otros.
Dato personal público: Tipo de dato personal que las normas y la constitución han determinado expresamente como públicos, y para su recolección y tratamiento no es necesaria la autorización del titular. Ejemplo: estado civil, datos contenidos en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas.
Datos de menores de edad: Datos personales de niñas, niños y adolescentes menores de 18 años. Su tratamiento debe respetar el interés superior de los menores y asegurar el respeto a sus derechos fundamentales. La autorización debe ser otorgada por el representante legal del menor, quien ejerza la patria potestad, previo ejercicio del derecho a ser escuchado del menor.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Habeas Data: Derecho que tienen los titulares de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Tratamiento, Finalidad y Protección de los Datos – Helpsi
En cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales y con el propósito de garantizar la transparencia en el tratamiento de la información, Helpsi establece las siguientes disposiciones para el manejo de los datos personales de sus usuarios (en adelante, los «Titulares»):
4.1. Principios de Tratamiento de Datos
Helpsi se compromete a garantizar el uso adecuado, legítimo y seguro de los datos personales de los Titulares, implementando políticas de seguridad de la información y medidas de control para prevenir el acceso no autorizado, la alteración, divulgación o destrucción indebida de la información.
4.2. Responsabilidad en el Tratamiento de Datos
Helpsi actúa exclusivamente como proveedor de la herramienta tecnológica, facilitando el almacenamiento y gestión de información dentro de la plataforma. En ningún caso Helpsi tiene acceso, control ni responsabilidad sobre los datos personales de los pacientes que sean registrados por los Titulares en la plataforma.
El tratamiento de estos datos es responsabilidad única y exclusiva del Titular, quien deberá garantizar el cumplimiento de la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales, historia clínica y confidencialidad de la información médica. Helpsi únicamente es responsable del tratamiento de los datos personales de los Titulares en su calidad de clientes y usuarios de la plataforma.
4.3. Consentimiento para el Tratamiento de Datos
Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, el tratamiento de datos personales solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. La autorización podrá manifestarse por escrito, de manera oral o mediante actos inequívocos que permitan inferir razonablemente su consentimiento.
4.4. Datos Solicitados y Carácter Voluntario de los Datos Sensibles
Helpsi recabará únicamente los datos estrictamente necesarios para establecer y mantener la relación jurídica, contractual o comercial correspondiente, ya sea de naturaleza civil, laboral, comercial o educativa, entre otras. En el caso de información sensible, su suministro será libre y voluntario por parte del Titular, quien deberá otorgar su consentimiento explícito para su tratamiento.
4.5. Finalidades del Tratamiento de Datos
Los datos personales recopilados por Helpsi serán tratados con las siguientes finalidades generales:
- Prestación del Servicio: Gestionar el acceso y uso de la plataforma de Helpsi, incluyendo la creación y administración de cuentas, autenticación de usuarios y ejecución de las funcionalidades del servicio.
- Seguridad y Prevención del Fraude: Implementar controles de seguridad para prevenir el acceso no autorizado, la manipulación indebida de la información y otras amenazas que comprometan la integridad de los datos del Titular.
- Atención al Cliente y Soporte Técnico: Brindar asistencia a los usuarios, gestionar consultas, solicitudes y reclamos relacionados con el servicio.
- Mejora del Servicio y Desarrollo Tecnológico: Analizar patrones de uso, implementar mejoras y desarrollar nuevas funcionalidades dentro de la plataforma.
- Actividades de Comunicación y Mercadeo: Enviar información sobre novedades, promociones o funcionalidades del servicio, siempre que el Titular haya otorgado su consentimiento expreso para recibir dichas comunicaciones.
- Gestión Administrativa y Comercial: Mantener registros internos, facturación, auditoría y demás procesos necesarios para la operación de Helpsi.
Helpsi adoptará todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales tratados, asegurando su uso conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, seguridad, confidencialidad y proporcionalidad.
5. Derechos de los Titulares
Los titulares de datos personales tendrán los siguientes derechos:
– Conocer, actualizar y rectificar los datos en las bases de datos.
– Conocer la finalidad de la recolección de información en bases de datos.
– Revocar en cualquier momento la autorización dada.
– Solicitar la supresión del dato cuando considere que no se respetan los principios y garantías legales.
– Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada.
– Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento por parte de Helpsi.
6. Deberes de los Titulares
Los titulares de datos personales tienen ciertos deberes con respecto al tratamiento de su información por parte de Helpsi. Dichos deberes son los siguientes:
- Suministro de Información: Los titulares deberán proporcionar a Helpsi información veraz, completa, actualizada y verificable, garantizando la exactitud de los datos suministrados.
- Uso Adecuado de la Plataforma: En el caso de utilizar la plataforma de Helpsi, los titulares se comprometen a hacer un uso adecuado de la misma, acatando las políticas y normativas establecidas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
- . Notificación de Cambios: En caso de modificaciones en los datos suministrados, los titulares deberán informar a Helpsi de manera oportuna para garantizar la actualización de la información.
- Conservación de Credenciales: En el contexto de plataformas con acceso restringido, los titulares serán responsables de conservar de manera segura sus credenciales de acceso, evitando el acceso no autorizado por parte de terceros.
- Colaboración en Verificación: Los titulares colaborarán con Helpsi en la verificación de la información suministrada cuando sea necesario, facilitando el proceso de validación de datos.
- Cumplimiento de Normativas: Los titulares se comprometen a cumplir con las normativas y disposiciones establecidas por Helpsi para el tratamiento de datos personales, así como a acatar las leyes y regulaciones de protección de datos vigentes.
Estos deberes contribuyen a mantener la integridad y precisión de la información gestionada por Helpsi, garantizando un tratamiento responsable y acorde con las disposiciones legales.
7. Casos que no requieren autorización para el tratamiento de datos
La autorización del titular no será necesaria en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. Entrega de información
La información que cumpla con las condiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 podrá suministrarse a las siguientes personas:
- A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
9. Cookies y Tecnologías de Seguimiento
Helpsi utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, facilitar la navegación y optimizar el funcionamiento de la plataforma.
9.1. ¿Qué son las cookies?
Las cookies son pequeños archivos de datos que se almacenan en el dispositivo del usuario cuando accede a la plataforma. Estas permiten recordar información clave, mejorar la usabilidad y proporcionar una experiencia personalizada.
9.2. ¿Qué tipo de cookies utilizamos?
Helpsi emplea los siguientes tipos de cookies:
- Cookies Esenciales: Necesarias para el funcionamiento de la plataforma y la autenticación de usuarios. Sin ellas, algunos servicios no estarían disponibles.
- Cookies de Funcionalidad: Permiten recordar preferencias del usuario, como idioma o configuraciones personalizadas.
- Cookies de Seguridad: Ayudan a detectar y prevenir accesos no autorizados o actividades fraudulentas.
- Cookies de Análisis y Rendimiento: Recopilan información sobre el uso de la plataforma para mejorar su funcionamiento y optimizar la experiencia del usuario.
- Cookies de Publicidad y Marketing: Solo utilizadas si el usuario otorga su consentimiento, permiten personalizar anuncios y medir su efectividad.
9.3. Cookies y almacenamiento en Helpsi
- Si el usuario inicia sesión en la plataforma, se instalarán cookies de autenticación para mantener la sesión activa y recordar preferencias de acceso.
- Al utilizar funcionalidades específicas, como cargar documentos o gestionar historias clínicas, se pueden emplear cookies para optimizar el rendimiento y mejorar la experiencia.
9.4. Contenido de terceros y cookies externas
- La plataforma puede incluir contenido incrustado de terceros (como videos, imágenes o formularios). Dicho contenido puede emplear sus propias cookies y tecnologías de seguimiento, sobre las cuales Helpsi no tiene control.
- Se recomienda revisar las políticas de privacidad de estos terceros antes de interactuar con su contenido.
9.5. Administración de cookies
El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies en cualquier momento. Sin embargo, al deshabilitar ciertas cookies, algunas funciones de la plataforma pueden verse afectadas.
10. Canales de atención a los titulares
Los medios disponibles para que los titulares ejerzan sus derechos y realicen peticiones, consultas y reclamos son los siguientes:
- Correo electrónico helpsisoftware@gmail.com.
- Sitio web www.helpsi.co/datospersonales.
11. Procedimiento para la atención de peticiones, consultas y reclamos
- El titular o su representante legal podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información a través de los canales de atención dispuestos por Helpsi.
- La solicitud debe ser clara en lo que se pretende y contener datos de contacto del peticionario para garantizar una respuesta adecuada.
- Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles.
- Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas en un plazo de cinco (5) días.
- La primera instancia de la reclamación será Helpsi, y una vez agotada esta sin respuesta satisfactoria, el titular podrá recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Vigencia
Esta es la versión Número 1 de la política de Tratamiento de Datos Personales de Helpsi, vigente a partir de la fecha de su publicación, su duración estará sujeta a la finalidad del tratamiento de los datos personales según la naturaleza jurídica de Helpsi.
12. Responsabilidad de cumplimiento
Esta política de tratamiento de datos personales aplica a todos los productos y servicios ofrecidos por Helpsi, siendo responsabilidad de todos los colaboradores y usuarios su estricto cumplimiento.