1. Introducción
El presente documento establece los términos y condiciones generales (en adelante, los «Términos y Condiciones») que regulan el acceso y uso del software Helpsi (en adelante, el «Software») y los servicios ofrecidos a través de este (en adelante, los «Servicios»).
Helpsi S.A.S. es una empresa especializada en el desarrollo de soluciones tecnológicas para la gestión documental en el ámbito de la salud mental. A través de su Software, proporciona a los profesionales de la psicología una herramienta segura y eficiente para la administración de historias clínicas y procesos operativos.
El objetivo de estos Términos y Condiciones es establecer los derechos y responsabilidades de los Usuarios en relación con el uso del Software. Al registrarse y utilizar la plataforma, el Usuario manifiesta su aceptación expresa de las disposiciones aquí contenidas.
2. Definiciones
Para la correcta interpretación de los presentes Términos y Condiciones, se adoptan las siguientes definiciones:
- Helpsi: Empresa que ofrece la plataforma virtual del mismo nombre, facilitando la administración de procesos operativos y la gestión documental de historias clínicas para psicólogos clínicos y otros profesionales de la salud mental.
- Usuario: Persona natural o jurídica que posee credenciales de acceso al Software Helpsi y lo utiliza para la gestión de procesos operativos internos relacionados con la prestación de servicios en salud mental.
- Profesional de la salud mental: Individuo con título profesional en psicología y conocimientos en salud mental, psicología clínica e intervención psicológica, que utiliza la plataforma Helpsi para gestionar sus historias clínicas y documentos asociados.
- Procesos operativos: Actividades, procedimientos o gestiones internas, sean administrativas o asistenciales, que contribuyen a la prestación de servicios de salud por parte de los profesionales de la psicología.
- Servidor: Equipo informático integrado a una red que proporciona servicios a otros dispositivos, permitiendo el almacenamiento y procesamiento de información del Software.
- VPS (Servidor Privado Virtual): Infraestructura tecnológica que emula un servidor físico mediante virtualización, proporcionando recursos dedicados dentro de un entorno compartido. Helpsi utiliza servidores VPS para garantizar la seguridad, disponibilidad y rendimiento de la plataforma.
- Software: Conjunto de programas, rutinas y protocolos desarrollados por Helpsi, que permiten la ejecución de operaciones mediante tecnologías de la información, con soporte en un servidor y acceso a través del navegador del Usuario.
3. Aceptación de los Términos y Condiciones
El acceso, registro y uso del Software implica la aceptación plena y sin reservas de los presentes Términos y Condiciones, así como de todas las políticas, normativas y principios complementarios que rigen su funcionamiento, incluyendo aquellas relacionadas con la protección de datos personales y la seguridad de la información.
3.1. Consentimiento del Usuario
Toda persona que acceda, utilice o se registre en el Software manifiesta expresamente haber leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones en su totalidad.
SI EL USUARIO NO ESTÁ DE ACUERDO CON ESTOS TÉRMINOS Y CONDICIONES, LOS CUALES TIENEN CARÁCTER OBLIGATORIO Y VINCULANTE, DEBERÁ ABSTENERSE DE UTILIZAR EL SOFTWARE Y/O LOS SERVICIOS DE HELPSI.
La aceptación de estos Términos y Condiciones se entenderá otorgada mediante el acceso, navegación y/o uso del Software, así como a través de la aceptación expresa mediante mecanismos electrónicos, tales como la activación de casillas de verificación («check-box»), clic en botones de aceptación o cualquier otro medio análogo que evidencie el consentimiento del Usuario.
4. Condiciones de uso y licenciamiento de HELPSI
La autorización de uso de la cuenta de servicios de HELPSI incluye el derecho de utilizar la plataforma en su estado actual, accesible en https://helpsi.co, bajo los términos descritos en este documento. HELPSI se reserva el derecho de modificar sus planes, precios y condiciones de servicio. Cualquier cambio que afecte precios o la transición de planes gratuitos a pagos será notificado con al menos un mes de anticipación.
Los usuarios de planes gratuitos que no utilicen la plataforma de manera continua durante más de tres meses (3) podrían perder el acceso a dichos planes sin previo aviso.
HELPSI permite la realización de copias de seguridad con el único fin de garantizar la conservación de la información registrada por el USUARIO. El USUARIO es el único responsable del contenido que almacene en la plataforma y garantiza que cuenta con las autorizaciones necesarias para registrar información de sus pacientes, cumpliendo con la normativa aplicable en materia de protección de datos y privacidad.
HELPSI no es propietaria del contenido de la información que el USUARIO registre en la plataforma. La información almacenada se rige por las disposiciones sobre la reserva de la historia clínica y la legislación vigente en Colombia, como la Ley 1581 de 2012 y la Resolución 1995 de 1999. HELPSI no supervisa, valida ni certifica la información ingresada por el USUARIO, quien es el único responsable de su veracidad y actualización.
5. Custodia y conservación de la información
La obligación de custodia y conservación que tiene EL USUARIO como Prestador del servicio de Salud no se transfiere por este contrato a HELPSI. No obstante, HELPSI podrá conservar en sus archivos electrónicos una copia de cada registro clínico que diligencia EL USUARIO en la plataforma con el fin de que, en caso de extravío, pueda acceder a la misma el USUARIO.
EL USUARIO acepta que HELPSI podrá conservar los registros clínicos en formatos digitales con fines de retención, análisis, procesamiento, obtención de estadísticas y demás procedimientos sobre la información que contienen, con la estricta reserva debida. En tal sentido, autoriza este tratamiento bajo el entendido de que se cuenta previamente con la autorización de los pacientes, conforme a la ley y las disposiciones legales relacionadas con el tratamiento y administración de historias clínicas.
6. Soporte técnico y niveles de servicio
HELPSI brindará soporte técnico exclusivamente a los USUARIOS registrados y activos. El tiempo de respuesta dependerá de la prioridad del caso:
- Casos prioritarios: Se atenderán en un plazo de 24 a 48 horas.
- Otros casos: Se tramitarán según disponibilidad, con un tiempo de resolución máximo de 8 días calendario.
HELPSI no se hace responsable por retrasos ocasionados por fallas externas o problemas técnicos ajenos a la plataforma.
7. Términos de duración
El presente documento tendrá una duración indefinida a partir de la fecha en que el USUARIO se registre en la plataforma y acepte expresamente estos Términos y Condiciones. Sin embargo, la continuidad en la prestación de los servicios por parte de HELPSI estará condicionada al cumplimiento de las obligaciones del USUARIO, incluyendo, en caso de aplicar, el pago oportuno de las tarifas establecidas.
HELPSI podrá ajustar anualmente el costo de la licencia del Software de acuerdo con las variaciones del Índice de Precios al Consumidor (IPC) u otros factores económicos pertinentes, notificando previamente al USUARIO sobre dichos cambios.
8. Obligaciones Generales del USUARIO
8.1. Cumplimiento de los Términos y Condiciones
El USUARIO se compromete a leer cuidadosamente y cumplir con todos los Términos y Condiciones, así como con las cláusulas del contrato suscrito al registrarse en la plataforma Helpsi.
8.2. Condiciones de Uso de la Herramienta
El USUARIO se obliga a utilizar la plataforma Helpsi conforme a las condiciones establecidas en este documento, siguiendo las mejores prácticas en el ámbito de la gestión de historias clínicas y la salud mental.
8.3. Ejercicio Profesional conforme a la Lex Artis
El USUARIO ejercerá su profesión con pleno respeto a las normas éticas y técnicas de su disciplina, de acuerdo con la lex artis, el código de ética de la psicología, y todas las disposiciones legales y regulatorias que correspondan a la prestación de servicios en el área de la salud mental. Además, se compromete a cumplir con las normativas relacionadas con la protección de datos personales, especialmente en lo que respecta a la gestión de la información de los pacientes a través de la plataforma Helpsi.
8.4. Responsabilidad sobre el Uso de la Cuenta
El USUARIO es responsable de hacer un uso adecuado de su cuenta en Helpsi. Si el USUARIO o personas autorizadas por él permiten el acceso a su cuenta a terceros, acepta que la información divulgada en áreas públicas o compartidas podrá ser utilizada por otros usuarios. El USUARIO será el único responsable por los daños ocasionados a terceros debido a la divulgación de dicha información. Helpsi se reserva el derecho de eliminar o restringir el acceso a la información publicada que considere infrinja los derechos de otros usuarios o terceros, así como de remover el contenido en caso de incumplimiento de los términos establecidos en este contrato.
8.5. Responsabilidad por Daños y Perjuicios
El USUARIO será responsable por los daños que, por negligencia o descuido, cause a personas o bienes de pacientes, Helpsi o sus dependientes, y de terceros. El USUARIO se compromete a no subir información que infrinja derechos de autor o propiedad intelectual de terceros en la plataforma Helpsi.
8.6. Cumplimiento de Normas y Protocolos
El USUARIO se compromete a cumplir con todas las obligaciones derivadas de la naturaleza del contrato y a asumir el costo de las sanciones que puedan derivarse del incumplimiento de las cláusulas de este contrato, o de cualquier norma o reglamento que sea aplicable al uso de Helpsi en su ejercicio profesional. El USUARIO también será responsable de cualquier perjuicio ocasionado a Helpsi.
8. 7. Garantía de Profesionalidad
El USUARIO garantiza que es un profesional habilitado y capacitado para ejercer las actividades relacionadas con este contrato, con conocimientos específicos en el ámbito de la salud mental y la gestión de historias clínicas.
8.8. Autonomía en la Ejecución del Contrato
El USUARIO ejecutará de forma autónoma las tareas relacionadas con este contrato, siempre y cuando dicha ejecución no contravenga los intereses institucionales de Helpsi.
8.9. Cumplimiento de Protocolos de Helpsi
El USUARIO se compromete a participar en el diseño y la implementación de los protocolos establecidos por Helpsi, y a seguirlos en su totalidad.
8.10. Cumplimiento de Protocolos de Seguridad Informática
El USUARIO deberá cumplir con los protocolos de seguridad informática establecidos por Helpsi para garantizar la integridad y confidencialidad de la información en la plataforma.
8.11. Prohibición de Ceder el Contrato
El USUARIO no podrá ceder este contrato a terceros sin la autorización expresa y escrita de Helpsi.
8.12. Confidencialidad de Cuentas y Contraseñas
El USUARIO es responsable de mantener la confidencialidad de su cuenta y contraseña en Helpsi. En caso de que el USUARIO autorice a terceros (empleados, colaboradores o estudiantes) a acceder o utilizar su cuenta, será el único responsable de los actos realizados por dichas personas.
9. Causa Extraña
Ninguna de las partes será responsable patrimonialmente frente a la otra en caso de que la inejecución de las obligaciones a su cargo sea consecuencia de la intervención de una causa extraña, entendida esta como fuerza mayor, caso fortuito, hecho de un tercero, o culpa exclusiva del acreedor o víctima, que impida el cumplimiento de las obligaciones pactadas. En el evento en que se presente una causa extraña, la parte afectada por la imposibilidad objetiva de cumplir con sus obligaciones deberá notificar a la otra parte de manera inmediata y de forma detallada sobre la situación que le impide cumplir, así como hacer los mayores esfuerzos razonables para mitigar cualquier daño adicional que pudiera causar a la otra parte debido a dicha situación
10. Domicilio
Para todos los efectos legales y contractuales derivados del presente acuerdo, las partes fijan como domicilio la ciudad de Bogotá, República de Colombia.
11. Enlaces a Otras Páginas Web
El Servicio de Helpsi puede contener enlaces a sitios web de terceros o servicios que no son propiedad ni están controlados por Helpsi. No tenemos control sobre el contenido, las políticas de privacidad ni las prácticas de estos sitios web o servicios. En consecuencia, no asumimos ninguna responsabilidad por los daños o pérdidas que puedan surgir directa o indirectamente del uso o confianza en cualquier contenido, bienes o servicios disponibles en o a través de dichos sitios web o servicios de terceros.
Le recomendamos leer los términos y condiciones y las políticas de privacidad de los sitios web o servicios de terceros que visite.
12. Jurisdicción
Estos Términos y Condiciones se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, sin tener en cuenta sus disposiciones sobre conflicto de leyes.
Nuestra incapacidad para hacer cumplir cualquier derecho o disposición de estos Términos no se considerará como una renuncia a dichos derechos. En caso de que cualquier disposición de estos Términos sea declarada inválida o inaplicable por un tribunal competente, el resto de las disposiciones seguirán siendo de plena vigencia. Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre las partes con respecto a la prestación del Servicio, reemplazando cualquier acuerdo previo relacionado con el mismo.
13. Cambios de los T&C
Helpsi se reserva el derecho, a su entera discreción, de modificar o sustituir estos Términos y Condiciones en cualquier momento. En caso de realizarse una revisión material, se intentará proporcionar un aviso con al menos 30 días de antelación antes de que los nuevos términos entren en vigor. Lo que se considere un cambio material será determinado por Helpsi a su discreción. Si usted continúa accediendo o utilizando nuestro Servicio después de que las modificaciones entren en vigor, se considerará que ha aceptado los Términos revisados. Si no está de acuerdo con los nuevos Términos, deberá dejar de usar el Servicio.
14. Contáctanos
En caso de alguna pregunta acerca de estos Términos, por favor contáctanos por medio del correo helpsisoftware@gmail.com